Hur kan arbetsplatsen anpassas till ett alltmer föränderligt arbetsliv? I denna andra del av vår artikelserie om de sju nycklarna till en framgångsrik arbetsplats undersöker vi vikten av flexibilitet – en faktor som blivit alltmer central i moderna kontorsmiljöer.
Flexibilitet – en förändring som pågått länge
Fler organisationer anpassar i dag sina kontorsmiljöer för att skapa större flexibilitet. Trenden har varit tydlig i många år och särskilt vanligt är det på större företag i storstäderna.
Ofta handlar flexibiliteten om att skapa aktivitetsbaserade arbetssätt, där val av arbetsplats styrs av vilken uppgift som ska utföras. Men coronapandemin accelererade även flexibiliteten med distansarbete, och arbetsgivare är idag ofta mer liberala med var deras medarbetare utför sina arbetsuppgifter.
Efter en period där distansarbete ökat ser vi däremot nu att utvecklingen ändrar riktning och många företag återgår till att arbeta mer på kontoret. Även stora amerikanska teknikbolag, som tidigare gynnats av distansarbete, har börjat kräva att anställda återgår till kontoret.
Kontorets roll och beläggningsgrad
Det finns delade meningar om distansarbetets effekter på produktivitet och innovationskraft. Vissa menar att samarbeten och spontana idéutbyten minskar när medarbetare arbetar hemifrån, vilket kan påverka företagets långsiktiga konkurrenskraft. Samtidigt lyfter andra fram fördelarna med flexibilitet och möjligheten att arbeta fokuserat utan kontorsmiljöns distraktioner.
Även i Castellums egen rapport Framtidens arbetsliv är slutsatserna kring flexibilitet och distansarbete svåra att tyda. Rapporten visar att kontoren blir allt viktigare för vår hälsa och sociala liv, och cheferna tycker att kontorsnärvaro är viktigt för ledarskapet. Vi ser även att acceptansen för obligatorisk närvaro ökar. Men samtidigt är möjligheten till distansarbete en avgörande faktor vid val av arbetsgivare, och bidrar till att förenkla livspusslet.
Riktlinjer för distansarbete – en utmaning
Hur hanterar organisationer distansarbete i praktiken? Det visar sig att det finns stora variationer i hur riktlinjer för distansarbete hanteras.
- 18% av företagen saknar riktlinjer helt.
- 30% har gemensamma riktlinjer för hela organisationen.
- 29% låter respektive chef avgöra hur distansarbete ska regleras.
- 19% har en kombination av ovanstående.
Detta speglar de utmaningar som många arbetsgivare står inför när de försöker balansera flexibilitet med struktur och tydlighet. En viktig insikt från rapporten är att de som har tydliga riktlinjer är nöjdare med sin kontorsmiljö och tillbringar mer tid där.
Hur ser det flexibla arbetslivet ut i praktiken?
Idag svarar 55% av svenskarna att de huvudsakligen arbetar på kontoret, medan 34% arbetar ungefär lika mycket på kontoret som på distans. Endast 11% anger att de huvudsakligen arbetar på distans. I storstäder ser vi en något högre andel hybridarbetare, men det traditionella kontorsarbetet dominerar fortfarande.
Vilken kontorsmiljö passar bäst?
Organisationer som vill skapa en framgångsrik flexibel arbetsplats behöver fundera på vilken typ av kontorsmiljö som fungerar bäst. Enligt Leesman, som undersöker arbetsplatsers effektivitet, kan kontorsmiljöer delas in i fyra kategorier:
- Öppet kontorslandskap – Stödjer samarbete men fungerar dåligt för individuellt arbete.
- Eget rum – Underlättar fokus men försvårar spontana samarbeten.
- Flexibelt kontor med låg variation – Optimerat för kostnader, men dåligt för både individuellt arbete och samarbete.
- Flexibelt kontor med hög variation – Den mest uppskattade lösningen, där arbetsplatsen erbjuder olika typer av ytor för olika behov.
Om syftet med flexibiliteten är att skapa den bästa medarbetarupplevelsen är det viktigt att investera i en flexibel miljö med hög variation. Om målet snarare är kostnadsbesparingar kan ett flexibelt kontor med låg variation vara ett alternativ, men att då medarbetarna med stor sannolikhet kommer att uppleva att trivseln och produktiviteten minskar.
Slutsats: Flexibilitet med förståelse för behoven
Flexibilitet är en nödvändig del av dagens arbetsliv, men den måste utformas med omtanke. Genom att förstå organisationens mål, medarbetarnas behov och den faktiska användningen av kontoret kan arbetsgivare skapa en miljö som är både flexibel och funktionell.
I nästa del av artikelserien kommer vi att utforska en annan nyckel till en framgångsrik arbetsplats: Hälsa och välmående – hur skapar vi en arbetsplats där medarbetare trivs och utvecklas?
Läs del 1: 7 nycklar till en framgångsrik arbetsplats – Funktionalitet
Läs årets trendrapport om kontor och arbetsliv: Framtidens arbetsliv 2025
